Fehler in Nebenkostenabrechnungen beschäftigen oft Anwälte und Gerichte und dies bei meist nur „banalen“ Fehlern, welche hätten bereits vorab durch die Erstellung der Nebenkostenabrechnung durch eine Hausverwaltung, oder durch die Nutzung einer dafür geeigneten Software vermieden werden können. Oft setzen gerade private Vermieter für die Erstellung der Abrechnung auf eine frei erhältliche Excel Vorlage, welche in der Regel jedoch nicht der gesetzlich regulierten Betriebskostenverordnung entspricht. Als klein angesehene Fehler in der Abrechnung selbst werden bei Gerichten als Formfehler angesehen und führen zum Erfolg der Klage des Mieters oder zum Misserfolg des Vermieters. Die Angaben der Abrechnung sind jedoch in der Verordnung eindeutig geregelt. So muss die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung genannt) vom Mieter nachvollziehbar und selbsterklärend sein. Der Mieter muss ohne weiteres verstehen wie sich der Anteil des Mieters der einzelnen Nebenkosten aufschlüsselt. Erläuterungen oder eine übersichtliche Gestaltung der Abrechnung sind oft Grund für einen Widerspruch gegenüber der vom Vermieter erstellen Abrechnung.
Die TOP 3 Fehler einer Nebenkostenabrechnung
1. Umlage von nicht umlagefähigen Nebenkosten
Kostenpositionen wie Verwaltungsgebühren sind nur im Fall einer gewerblichen Vermietung mit Vereinbarung im Mietvertrag möglich. Reparaturen sind nicht umlagefähig, die Ausnahme bilden Kleinreparaturen, welche mit einem Betrag im Mietvertrag beziffert werden müssen.
2. Frist der Zustellung der Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung ist binnen 12 Monaten nach Auslauf des Abrechnungszeitraums der Immobilie zuzustellen. Erfolgt die Abrechnung nur einen Tag später, verfallen Ansprüche auf Nachzahlungen. Guthaben des Mieters müssen weiterhin ausgekehrt werden. Die Verstreichung der Frist, setzt nicht die Abrechnung der Nebenkosten aus. Eine Abrechnung muss in jedem Fall erstellt werden, sollte keine Pauschale für die Nebenkosten mietvertraglich vereinbart worden sein.
3. Unübersichtlich und nicht selbsterklärende Abrechnung
Die Nebenkostenabrechnung muss wie bereits eingangs erwähnt übersichtlich und selbsterklärend gestaltet werden. Fehlen Angaben, kann dies zu einem Widerspruch wegen Formfehlern führen.